Wil je groeien? Dan moet je gaan meten!

Wanneer je wil groeien, dan wil je weten of je bedrijf mooi op koers ligt om haar doelstellingen te behalen. De meest effectieve manier om dit te meten en inzichtelijk te maken is een KPI dashboard. Een KPI (Key Performance Indicator), of in gewoon Nederlands, een kritieke succesfactor, is een cijfer of een variabele die inzicht geeft in de prestaties van je organisatie. Of je nu een groot bedrijf bent of een ZZP-er, door deze cijfers op vaste basis te bekijken weet je altijd hoe je er voor staat en krijg je dus ook tijdig een signaal om in te grijpen wanneer dat nodig is.

Zie KPI’s als het dashboard van je auto: je hoeft niet precies te weten wat alle specifieke onderdelen van jouw “motor” doen en hoe ze dat doen. Je hebt een paar “meters” nodig om je auto goed en veilig te kunnen besturen naar de gewenste bestemming. En met je bedrijf is het precies zo.

Het ontwikkelen van KPI’s begint bij het bedenken welke cijfers je nodig hebt om de ontwikkeling en groei van je bedrijf te kunnen monitoren. Welke financiële-, operationele-, verkoop-, marketing- en klantcijfers heb je nodig om te zien of je richting je doelstellingen beweegt?

Om jullie te helpen hebben we hieronder acht tips omschreven waarmee je als ondernemer maar ook als team direct aan de slag kunt gaan met jouw KPI’s.

1. Goede KPI’s zijn key

Het woord key zegt het eigenlijk al. Welke cijfers zijn bepalend in het succes van jouw bedrijf? Te weinig KPI’s zorgt ervoor dat er een tunnelvisie ontstaat die niet altijd effectief is in de aansturing van je organisatie. Een nieuwe order bijvoorbeeld is prachtig maar als de kosten hoger zijn dan de opbrengsten, steven je af op een ramp. Teveel KPI’s werkt helaas ook niet. Hierdoor verlies je juist het overzicht waardoor je niet meer kunt bijsturen. 

Kies om te beginnen maximaal vijf KPI’s die echt bepalend zijn voor het succes van jouw organisatie. Ga op zoek naar de juiste balans tussen klantcijfers, financiële cijfers en operationele cijfers. Weet waar je op wilt sturen. 

2. Goede KPI’s zijn SMART 

Een goede KPI kan niet op verschillende manieren geïnterpreteerd worden. De beste manier om een KPI op te stellen is volgens de SMART formulering. 

• Specifiek: formuleer de KPI duidelijk en laat geen ruimte over voor interpretatie.
• Meetbaar: stel een meetbare doelstelling op (cijfers, percentages, aantallen) en zorg dat je beschikt over de tools om de KPI te meten.
• Actueel: de KPI moet aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen en het beleid.
• Realistisch: zorg dat de KPI realistisch is en zorg hierbij ook voor draagvlak binnen het team. Onrealistische doelstellingen werken zelfs demotiverend.
• Tijdgebonden: Wat is de periode waarbinnen we bepaalde resultaten willen boeken? Wat is de start- en einddatum van het doel?

3. Laat systemen voor je werken

Zorg ervoor dat de informatie die nodig is om de KPI’s te kunnen meten zonder al te veel moeite kunnen worden verzameld, verwerkt en geanalyseerd. Hoe moeilijker het is om de data te verzamelen des te moeizamer zal het zijn om draagvlak te krijgen en te houden. Een goed systeem of software hierbij is een must. Denk aan een administratief systeem voor de financiële KPI’s een CRM (Customer Relationship Management) voor je commerciële KPI’s of een softwarepakket specifiek voor je operationele KPI’s. 

4. Koppel KPI’s aan acties

Sturen op KPI’s waarop je geen invloed hebt is zinloos. Wat voor nut heeft het bijhouden van KPI’s zonder dat er acties aan gekoppeld zijn om invloed uit te oefenen op deze KPI? Wat gebeurt er met een negatief of een positief resultaat? Wat gebeurt er als een KPI in het rood komt en welke gerichte acties kunnen zorgen voor verbetering? Wat mogen je medewerkers wel en niet als ze vinden dat ze moeten bijsturen? Koppel je KPI’s daarom altijd aan acties en maak je organisatie stuurbaar.

5. Monitor de eerste 3 maanden 

Hoe kom je erachter of een KPI echt voor jouw bedrijf werkt? Heel eerlijk gezegd kom je daar pas achter als je er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaat. Na één maand heb je nog geen goed beeld van wat wel en niet werkt, maar na drie maanden heb je vaak een duidelijk beeld van de status van de KPI.
Er zijn een aantal basis KPI’s voor iedere organisatie (operationeel, financieel en commercieel) maar ons advies zou zijn begin, analyseer en stel waar nodig gewoon je KPI’s bij. 

6. KPI’s vanuit je missie/visie

KPI’s hebben een interne en externe werking waarmee een organisatie haar positie in de markt aanzienlijk kan verbeteren. Sturen geeft namelijk richting. KPI’s op basis van de visie en missie van het bedrijf maken direct duidelijk waar de werkelijke prioriteiten van het bedrijf liggen. Is het je missie om de klantvriendelijkste te zijn, de goedkoopste, degene die altijd perfect aflevert of juist de meest winstgevende? Maak dat dan ook meetbaar in je KPIs. Waar jij op stuurt is waar je mensen zich op focussen en daarom zijn je KPI’s sturend en zelfs bepalend in de wijze waarop het werk wordt gedaan. 

7. Presentatie is alles

De meeste mensen zijn visueel ingesteld, zorg daarom dat je je cijfers visueel en voor iedereen begrijpelijk presenteert. De beste cijfers zijn cijfers die leven en de enige manier om dit voor elkaar te krijgen is door de cijfers te vertalen naar de werkvloer. Denk hierbij in de vorm van een dashboard of in de vorm van grafieken of zelfs voor animaties en infographics. Welke vorm je ook kiest, maak het begrijpelijk en kies voor wat het beste past bij jou en jouw team.

8. KPI’s zijn teamwork

Te vaak nog worden KPI’s gezien als iets waar alleen het management of directie zich mee bezighoudt, maar niets is minder waar. Door je teams en medewerkers te betrekken, krijg je waardevolle input vanuit verschillende invalshoeken. Hierdoor creëer je draagvlak en voelen medewerkers zich mede verantwoordelijk voor het resultaat. Bespreek regelmatig de resultaten met het team en overleg welke verbeteringen mogelijk zijn. Werken aan KPI’s is teamwork.