Debiteurenbeheer

Beschikbaar voor :

Stuur (automatisch) facturen

Om een betaling van jouw klant te ontvangen zul je eerst een factuur moeten sturen. Dit kun je (automatisch) laten doen door Zoho Invoice of Zoho Books.

Wil je dit eens uitproberen met Zoho Invoice klik dan hieronder.

Ontvang de betaling van jouw klant

In de meeste gevallen ontvang je natuurlijk de betaling op tijd van jouw klanten. Deze registreer je bij de factuur zodat je weet dat deze is betaald. Ook dat kan automatisch gebeuren door een bankkoppeling met jouw boekhoudsysteem maar ook door een bankafschrift te downloaden en te importeren werkt dit helemaal goed.

Betalingen ontvangen via een online betaalplatform is vaak nog sneller. Als je een betaallink met jouw factuur meestuurt kan jou klant direct betalen zonder de details te moeten invullen in een betaalopdracht. Jij krijgt direct en zonder vertraging ook een betaalmelding en hoeft deze niet bij de factuur te registreren.

Betaald voor de vervaldatum

Is de factuur betaald voordat de vervaldatum is bereikt. Dan gaan we de klant niet lastig vallen met e-mails. We zijn blij dat de klant heeft betaald.

Heb je hier al eens aangedacht?

Een betaling kun je ook gemakkelijk automatisch opvolgen met een bedank e-mail. Zo weet jou klant dat de betaling is verwerkt en je hebt een positief bericht bij hem / haar achtergelaten.

De betaaldatum is verstreken

Het komt vaak voor dat de vervaldatum van een factuur is bereikt maar er geen betaling is ontvangen. Nu is het aan jou om te zorgen dat jouw debiteurenbeheer goed is ingericht.

Debiteurenbeheer kun je gelukkig in verre mate automatiseren met herinneringen, taakopvolging en andere handige tools die helpen jouw betaling alsnog snel binnen te krijgen.

Wij hebben samen met VDT advocaten een proces opgebouwd dat jouw debiteuren beheer optimaal neerzet. Dat houd in dat we streven de betaling alsnog binnen te halen.

1. Eerste herinnering

De eerste herinnering is gemakkelijk te automatiseren. Als de vervaldatum voorbij is stuur je de klant gewoon een vriendelijke e-mail met daarin de vraag of de factuur alsnog kan worden betaald. De eerste herinnering is altijd vriendelijk want er zijn veel redenen te bedenken waarom de factuur nog niet betaald zou zijn.

2. Tweede herinnering

Een tweede herinnering mag al dringender zijn. Je kunt er vanuit gaan dat de factuur bij de klant is aangekomen en dat bewust de vervaldatum is genegeerd. Wat we hierbij altijd toevoegen is ook het rekeningoverzicht. Dit overzicht geeft direct een duidelijk beeld wat de huidige betaalstatus is van de klant ook alle andere openstaande facturen.

3. Persoonlijk contact

Wordt er niet gereageerd op e-mail herinneringen dan is het het beste om contact op te nemen met de klant. Dit contact is om ervoor te zorgen dat je een persoonlijke benadering kiest en de reden achterhaalt waarom een factuur nog niet is betaald.

4. Laatste herinnering

Als je in het persoonlijk contact geen afwijkende afspraken hebt gemaakt, stuur je een week later een herinnering uit met ook weer een rekening overzicht. Dit maakt weer duidelijk dat je de betaling al had verwacht maar dat deze niet is gekomen.

In deze herinnering stel je een dringend verzoek om de factuur te betalen. Hierbij is het verstandig te refereren aan het gesprek van een week eerder. Onze ervaring is dat wanneer hier nog niet op wordt gereageerd dat er dan een groter probleem is bij het betalen van de factuur. Dit hoeft niet altijd in het persoonlijke gesprek naar voren te zijn gekomen.

5. Persoonlijk gesprek met de klant

Voor je nu nog verdere stappen onderneemt is het goed nog eens contact te zoeken met de klant. Hierbij aan te geven dat aan eerdere afspraken niet is voldaan. In dit telefoon gesprek geef je ook aan wat de volgende stappen gaan worden als betaling uit blijft.

6. Ingebreke stelling

Als zelfs na dit laatste gesprek met de klant nog steeds geen betaling wordt ontvangen dan moet je een Ingebreke Stelling sturen. Aan de Ingebreke Stelling zijn een aantal eisen verbonden waar je je aan moet houden.

Stuur je een ingebrekestelling naar de klant dan heb je alles goed opgelijnd om te zorgen dat je een incasso traject kunt starten zonder dat daarvoor extra stappen nodig zijn.

Geen incasso traject starten

Het starten van een incasso traject is altijd een afweging. De keuze om een dergelijk traject te starten is afhankelijk van veel factoren zoals, bijvoorbeeld return on investment. Er is altijd de keuze af te zien van verdere stappen.

Als er geen extra stappen worden gezet voor incasso dan houd jouw standaard procedure op en moet je op zoek gaan naar een oplossing om de klant toch over te halen tot betaling.

Start incasso traject

Een incasso traject hoeft niet duur te zijn. Met de voorbereiding die eerder al is getroffen zijn alle hobbels voor een incasso traject genomen en kun je naadloos overgaan in het incasso met impact product van VDT advocaten.

Door slim gebruik te maken van een incasso opdracht na de afsluiting van jouw debiteurenbeheer heb je altijd overzicht in welk traject een klant is opgenomen. De incasso procedure is als laatste redmiddel effectief. Incasso trajecten geven net dat beetje extra bescherming tegen wanbetaling.

Zullen we voor je aan de slag gaan?

Het inrichten van debiteurenbeheer in Zoho Books of Zoho Invoice kunnen wij binnen 1 dag inregelen. Laat hiernaast je gegevens achter dan zorgen we nog vandaag dat je meer informatie krijgt en we de implementatie procedure opstarten.

Kosten : € 350,- excl. BTW