Holistisch meten van de prestaties
Het meten van de verkoopprestaties van jouw team zijn niet alleen kijken naar omzetcijfers. Hoewel de omzetcijfers belangrijk zijn vertellen ze niet het hele verhaal. Omzet is een van de KPI’s die jij voor jouw team neerzet. Het holistisch meten van prestaties gaat om het hele verhaal overzichtelijk te krijgen. Dat houdt in dat je meerdere KPI’s benoemd en die gebruikt om te zorgen dat het beeld zo volledig mogelijk is.
Hieronder zie je een grafiek van de omzet parameters per verkoper :
Uit deze grafiek kun je gemakkelijk halen dat Sasha de beste verkoper van alle 6 verkopers is en Clair de minste verkoper. Echter verteld dit niet het hele verhaal. In de gegevens zou best kunnen staan dat Menno de meest constante verkoper is over de gemeten maanden. Sasha kan aan de start veel omzet hebben gehaald en in de loop van de periode in omzet gedaald zijn. Misschien heeft Klaas wel heel erg onder gepresteerd maar door één grote klapper toch niet helemaal onderaan staan.
Al deze vragen moet je als verkoopmanager kunnen beantwoorden. Alleen door naar het hele verhaal te kijken kun je ervoor zorgen dat je de juist inzichten hebt.
Meer dan alleen omzet meten
Wanneer je jouw verkoopteam holistisch gaat bekijken dan pas zie je wat er echt is gebeurd. Gegevens zoals omzet zijn belangrijk om te zien of de harde targets gehaald worden. Maar wat je nodig hebt om jouw verkoopteam optimaal te laten presteren zijn de gegevens die aangeven hoe je daar bent gekomen. Laten we er een paar uithalen die voor elk verkoopteam net zo belangrijk als omzet zijn.
Conversie ratio
Het normale proces waar een verkoper op acteert zijn koopsignalen. In veel gevallen komt er een dergelijk signaal van jouw marketing apparaat die er voor zorgt dat er gekwalificeerde leads jouw systeem binnen komen. Een KPI die je dan graag wilt zien is de conversie ratio, oftwel hoeveel leads worden nu echt klant.
Om te bepalen wat een goede conversie ratio is moet je gegevens combineren en analyseren. Want de conversie ratio is van veel factoren afhankelijk. Echter toegespitst op jouw verkoopteam kun je in dit stadium al veel leren. Onderprestatie of overprestatie kun je met een lijstje conversie ratio’s beter beoordelen. Elke verkoper krijgt dezelfde leads en kan deze naar eigen inzicht opvolgen. Wanneer een verkoper uitstijgt boven het gemiddelde of onder het gemiddelde blijft kun je direct een beter beeld krijgen van de prestatie van een verkoper.
Aantal betaalde facturen
Het doorlopen van het verkoopproces is een vak op zich. Maar je wilt na een verkoop ook graag dat de facturen worden betaald. Het niet betalen van facturen heeft veel factoren maar het geeft je wel een beeld hoe een verkoper zorgt voor de klantreis.
Voor een factuur wordt gestuurd is er vaak al een prestatie geleverd. Wanneer deze factuur niet betaald wordt is er direct een probleem in jouw organisatie. Een verkoper heeft veel invloed op het wel of niet betalen van een factuur. De verkoper is het eerste contact van de klant en vaak ook het laatste contact. In het beste geval blijft de verkoper namelijk ook tijdens de uitlevering actief betrokken bij het project. Om te zorgen dat de klant krijgt wat er is afgesproken, maar net zo goed de communicatielijn naar jouw organisatie.
Jouw verkopers hebben op die manier invloed op de tevredenheid van de klant. Tevreden klanten betalen facturen ook eerder dan ontevreden klanten. Het aantal betaalde facturen geeft daarmee een onderdeel van het beeld van de prestaties in het verkoopproces
Gemiddelde verkoopwaarde
De gemiddelde verkoopwaarde van een deal geeft je inzicht in de grote van deals die jouw verkopers binnen halen. Door deze KPI toe te voegen aan jouw krijg je weer een breder beeld van de prestaties. De gemiddelde verkoopwaarde geeft in tegenstelling tot omzetcijfers aan hoe een verkoper werkt voor jouw organisatie.
Hoe je dat kunt zien is gemakkelijk, iemand die 100K voor jouw omzet in totaal met 10 deals van 10K heeft dus in een periode 10 deals gewonnen. Hoewel kleinere deals wel meer deals dan de verkoper die 1 deal van 100K heeft gewonnen. Met deze gegevens zou je nog een stap verder kunnen gaan. Door op deze manier verkopers te vergelijken zou je hen kunnen helpen om deals van 10K meer waarde te geven en andersom zou je kunnen kijken of er meer deals van 100K kunnen worden gewonnen.
Verschillende KPI’s geven een totaal beeld
Moet je de focus leggen op bovenstaande meetpunten? Nee, dat is niet wat we bedoelen met de KPI’s. Met elke KPI kun je een stukje inzicht krijgen in de prestaties van jouw verkoopteam. Samen geven ze een totaal beeld.
Door al deze gegevens samen, overzichtelijk weer te geven krijg je het totale beeld jouw verkoopteam. Je staat daardoor sterker in het vinden van knelpunten, waar je dan weer je team sterker mee kunt maken. Wanneer na het bundelen van de KPI’s kijkt naar de omzetcijfers zie je in één oogopslag welke onderliggende processen hiervoor hebben gezorgd. Er wordt context gegeven aan jouw omzetcijfers.
Heeft jouw team bovenstaande KPI’s nodig? Waarschijnlijk wel, ik heb hier de meest gebruikte weergegeven. Maar misschien heb jij nog veel meer gegevens nodig. Goed inzicht betekent dat jij de goede conclusies trekt. Je bepaald dus zelf welke KPI’s jouw rapport of dashboard vullen.
KPI scores
Wanneer je een goed beeld hebt door een holistische aanpak van jouw prestatie metingen kun je zorgen voor een KPI score. Deze score probeert (en is dus niet iets om blind op te varen) in één cijfer uit te drukken hoe alle KPI’s bij elkaar opgeteld zorgen voor een verkopers ranking.
Je wilt snel en objectief kunnen bepalen wie boven- of ondergemiddeld presteren. Door een weging te kennen aan de KPI’s en daar een rekensom aan te plakken kun je in één cijfer uitdrukken waar een verkoper wordt geranked ten opzichte van zijn collega’s.
Een voorbeeld van een rekensom is:
(omzet/1000) * 0.3
conversieratio * 0.2
aantal betaalde facturen * 0.2
(Gem. verkoopwaarde / 100) * 0.3
———————————————— +
KPI score
(100.000/1000) * 0.3
65 * 0.2
20 * 0.2
(3.500/100) * 0.3
—————————– +
147,50
De score in bovenstaand voorbeeld is dan 147,50. Voor elke verkoper komt er op deze manier een representatieve score uit die de KPI’s in perspectief plaatst ten opzichte van elkaar. Zo kun je objectief bepalen hoe een individuele verkoper presteert in jouw organisatie.
Hoe goede inzichten je helpen
Met een goed inzicht in de individuele prestaties van jouw verkoopteam en als geheel kun je jouw team beter maken. Dit doe je door:
- Knelpunten te identificeren en mee helpt oplossen.
- Individuele verkopers helpen met hun zwakke punten
- Snel beslissingen kunnen nemen in crisissituaties
- Jouw verkopers in staat stellen beslissingen te nemen
In de komende blogs in deze serie gaan we zorgen dat we de inzichten juist gebruiken en aanvullen met andere handige inzichten die jou helpen bij het aansturen van jouw verkoopteam. Na afloop van deze serie blogs geven we een webinar om alle tips in de praktijk werkend te zien.