Het optimaal benutten van je bedrijfsdata
De eerste twee maanden van het nieuwe jaar zijn alweer voorbij. Je hebt je doelen voor 2020 gesteld en hebt inmiddels al een aantal nieuwe initiatieven ingezet. Hoe groot of klein je organisatie ook is, het is niet altijd eenvoudig grip te krijgen/ houden op deze doelen en initiatieven. Er zijn altijd processen die beter of sneller kunnen, kansen die uitgebreider benut kunnen worden en initiatieven die extra aandacht verdienen.
Juist in Q1 komen ondernemers er dan ook vaak achter, dat het lastig is de juiste stappen te zetten om het gewenste resultaat te behalen. Niet door een gebrek aan inzet of kwaliteit. Het ontbreken van de juiste data en inzichten zijn vaak het probleem. En dat terwijl er in je organisatie al veel meer informatie voorhanden is dan je je beseft. Daarom helpen we je met dit artikel graag op weg naar een slimmere, snellere, schaalbare organisatie.
Het belang van een eigen bedrijfsdashboard
Allereerst is een dashboard wezenlijk anders dan je maandelijkse omzetrapportage. Een dashboard is namelijk jouw startpagina om de actuele situatie van je complete organisatie te overzien. Op elk moment van de dag en met real-time gegevens. De plek waar je dagelijks de vooruitgang kan bekijken en ziet waar je jouw strategie op bij kunt sturen.
Dashboards zitten daarnaast vol met interessante grafieken, lijstjes en andere snelle overzichten van zaken als omzet, afzet, winst, sales, orders, productie, voorraad, leverbetrouwbaarheid, klachten, tickets, klanten en klanttevredenheid.
Met een dashboard zijn al deze zaken direct inzichtelijk en heb je de mogelijkheid om slim en snel bij te sturen. Bepaal daarom eerst welke gegevens echt belangrijk zijn voor het sturen van jouw organisatie. Voor elke onderneming zijn andere gegevens belangrijk. Wanneer je bijvoorbeeld producten maakt voor klanten, moet je weten wat de productiecapaciteit is t.o.v. de verwachte capaciteit die feitelijk nodig is. Je wilt niet dat je klanten te lang moeten wachten op hun product, maar je wilt uiteraard ook niet te veel voorraad aanhouden. Verkooporganisaties hebben weer andere speerpunten. Voor deze bedrijven zijn de mate waarin de gestelde omzetdoelen behaald worden en de pijplijn gevuld is de belangrijke maatstaven om te zien hoe de organisatie ervoor staat.
Het bepalen van de belangrijkste gegevens is een proces, waar je tijd en aandacht in moet steken. Allereerst moet je ervoor zorgen dat je niet te veel inzichten wilt verkrijgen. Want dan is het overzicht snel zoek. Je wilt alleen die gegevens, die je in één oogopslag kunnen vertellen wat de status is. Deze gegevens zijn altijd afgeleid van de doelen, die je hebt gesteld met jouw onderneming. Omzetdoelen worden ondersteund door omzetcijfers, dat is helder. Maar hoe maak je klanttevredenheid bijvoorbeeld inzichtelijk.
Zorg ervoor dat data automatisch wordt verzameld
Veel bedrijven weten precies wat voor gegevens op een dashboard moeten komen of welke rapporten ze elke maand willen zien. Met dat als uitgangspunt worden dan de administratieve processen geïntegreerd in de organisatie. Voor de bedrijven die dit nog niet helemaal scherp hebben, biedt onze dashboard sessie een uitkomst.
Een mooi startpunt voor de dashboards en rapporten is het kijken naar de gegevens die al standaard verzameld worden in jouw organisatie. Zo ontvang je waarschijnlijk iedere dag of iedere week de productiecijfers of een overzicht van de producten die in en uit de organisatie zijn gegaan. Een ander voorbeeld van automatisch te verzamelen gegevens zijn het aantal telefoontjes dat een accountmanager pleegt of het aantal afspraken per week. Deze data vormt een goede basis voor je dashboard.
Daarna kan je dashboard verder uit gaan bouwen door meer relevante data te gaan automatiseren. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om ieder afdelingshoofd 1-2 kpi cijfers aan je te laten rapporteren. Laat hen deze in het systeem invoeren, zodat jij iedere dag/ week de data in je dashboard hebt, om te meten en te sturen.
Het verzamelen van de volgende data is vaak al te automatiseren:
- Omzet, afzet, kosten, winstcijfers staan vaak in administratieve systemen
- Offertes, spraken, leads etc. staan vaak in CRM systemen
- Klanttevredenheid staat vaak in CRM systemen
- Klachten en tickets staan vaak in CRM systemen
- Cijfers over product en capaciteit staan vaak in ERP systemen
- Voorraadcijfers, fastmover, slowmovers staan vaak in WMS systemen
- Social media cijfers en statistieken staan vaak in Google Analytics of Social Tools
Zoals je ziet zijn er vaak al diverse systemen in bedrijven aanwezig, waarmee je snel toegang hebt tot de cijfers die nodig zijn voor een dashboard. Door het combineren van meerdere automatisch gegenereerde datasets kom je tot een compleet dashboard en tot de rapporten die je wilt hebben zonder direct extra administratieve last aan je team op te leggen.
Wil je ook inzicht in jouw bedrijfsgegevens?
