Vaste maandprijs versus uurtarief: een rekenvoorbeeld

Bij IT-implementaties heb je twee gangbare modellen: een uurtarief (betaal per gewerkt uur) of een vaste maandprijs (abonnement met een vast aantal uren en doorlopende ondersteuning). Beide modellen hebben voor- en nadelen. We zetten ze naast elkaar met cijfers uit de praktijk.

Model 1: uurtarief

Een gemiddeld MKB-bedrijf heeft bij een Zoho-implementatie zo'n 80 tot 120 uur nodig in het eerste jaar: inrichting, koppelingen, trainingen en aanpassingen. Bij een gangbaar tarief van 125 euro per uur kom je op 10.000 tot 15.000 euro. In jaar twee en drie dalen de uren naar 30 tot 50 per jaar, maar onverwachte wijzigingen kunnen pieken veroorzaken.

Model 2: vast maandabonnement

Bij een vast abonnement betaal je bijvoorbeeld 1.200 euro per maand (14.400 per jaar). Daarin zitten een vast aantal uren, doorlopend onderhoud, updates en support. Geen verrassingen op de factuur. In het eerste jaar is dat duurder dan puur op uurbasis werken, maar vanaf jaar twee wordt het voordeliger, omdat je continu ondersteuning hebt zonder extra kosten.

Wat de cijfers laten zien

• Jaar 1: uurtarief is 10-30% goedkoper, maar je draagt zelf het risico van meerwerk.
• Jaar 2-3: vast abonnement is 15-25% voordeliger, doordat onderhoud en kleine wijzigingen zijn inbegrepen.
• Over drie jaar: de totale kosten liggen dicht bij elkaar, maar bij een vast abonnement heb je meer zekerheid en continuiteit.
• Verborgen kosten bij uurtarief: scope creep, spoedtarieven, en de tijd die je zelf kwijt bent aan het plannen en afstemmen van losse opdrachten.

Wanneer kies je wat?

Een uurtarief past bij eenmalige projecten met een duidelijke scope. Een vast abonnement past bij bedrijven die hun IT-omgeving continu willen verbeteren en geen zin hebben in verrassingen. Wij werken met beide modellen en adviseren op basis van jouw situatie, niet op basis van wat voor ons het meest oplevert.