We beginnen bij je proces, niet bij de techniek.
De meeste automatiseringstrajecten lopen vast omdat er een oplossing wordt gekozen voordat het probleem scherp is. Wij draaien dat om. Eerst kijken we hoe het werk nu echt loopt, daarna pas welke techniek daarbij past.
Dat is geen omweg. Het scheelt je geld, omdat je niet bouwt aan iets wat het probleem niet oplost. En het scheelt gedoe, omdat de mensen die het werk doen vanaf het begin meedenken.
De vier fases
Per fase weet je wat we doen, wie erbij betrokken is, wat je krijgt en hoe lang het duurt.
Analyse
1 tot 2 wekenWe lopen het proces stap voor stap door met de mensen die het dagelijks uitvoeren. We kijken mee op het scherm, vragen door bij de stappen die niemand kan uitleggen en tellen hoe vaak iets per week voorkomt. Waar het kan, meten we hoeveel tijd een stap werkelijk kost in plaats van hoeveel tijd iemand dénkt dat het kost.
- Wie erbij is
- De mensen die het proces uitvoeren, plus iemand die over de inrichting beslist. Reken op een paar uur per persoon, verspreid over een of twee sessies.
- Wat je krijgt
- Een procesplaat van de huidige situatie, met daarin gemarkeerd waar tijd verdwijnt, waar fouten ontstaan en waar gegevens dubbel worden ingevoerd.
Blauwdruk
1 weekWe vertalen de analyse naar een concreet plan. Daarin staat wat we bouwen, in welke volgorde, wat het oplevert en wat het kost. We benoemen ook expliciet wat we niet doen en waarom, zodat de verwachtingen aan beide kanten gelijk zijn.
- Wie erbij is
- Wij schrijven, jij leest en beslist. We nemen het document samen door en passen het aan tot het klopt.
- Wat je krijgt
- De blauwdruk: een document waarop je ja of nee kunt zeggen, met een vaste prijs voor de bouwfase.
Bouwen
4 tot 10 wekenWe bouwen in blokken, niet in één keer. Elk blok is een afgerond stuk dat op zichzelf werkt: bijvoorbeeld eerst de offertestroom, daarna de koppeling met de boekhouding. Zo zie je onderweg al resultaat en kun je bijsturen voordat alles vastligt.
- Wie erbij is
- Wij bouwen. Per blok testen we samen met de mensen die er straks mee werken, zodat we vroeg horen wat er in de praktijk niet klopt.
- Wat je krijgt
- Per blok een werkende oplevering met een korte demo, plus uitleg voor de mensen die ermee gaan werken.
Doorontwikkelen
doorlopendJe bedrijf verandert, dus je omgeving verandert mee. We houden de koppelingen in de gaten, lossen storingen op en bouwen nieuwe onderdelen als het werk daarom vraagt. Verandert een proces, dan passen wij het systeem aan.
- Wie erbij is
- Wij doen het onderhoud en de aanpassingen. Jij hoeft daarvoor niemand in dienst te nemen of een low-code-puzzel intern te onderhouden.
- Wat je krijgt
- Een werkende omgeving tegen een vaste maandprijs, inclusief onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling.
Wat er in de blauwdruk staat
Blauwdruk klinkt als een vaag begrip, dus hier staat precies wat erin zit. Het is het document waarop je besluit of we doorgaan.
- Een plaat van het proces zoals het nu loopt, en zoals het straks gaat lopen.
- Per onderdeel wat we bouwen: welke workflow, welke koppeling, welke AI-functie.
- De volgorde waarin we bouwen, met per blok een indicatie van de doorlooptijd.
- Wat het oplevert, uitgedrukt in uren per week of in fouten die je voorkomt.
- Een vaste prijs voor de bouwfase en het maandbedrag daarna.
- Welke gegevens waar vandaan komen, en welke systemen aan elkaar geknoopt worden.
- Wat we bewust niet doen in deze fase, en waarom.
- Wat we van jouw kant nodig hebben: welke mensen, welke toegang, welke beslissingen.
Wat we niet doen
Even zo belangrijk als wat we wel doen. Hier zeggen we vooraf nee tegen, ook als je erom vraagt.
Geen losse AI-experimenten zonder proceskader
Een chatbot bouwen omdat het kan, levert zelden iets op. We zetten AI pas in als duidelijk is welk deel van het werk het overneemt en hoe je merkt dat het werkt.
Geen automatisering van een proces dat eerst opgeruimd moet worden
Als een proces rommelig is, maakt automatiseren de rommel alleen sneller. Dan ruimen we eerst op, ook als dat betekent dat we later beginnen met bouwen.
Geen zwarte doos
Je moet kunnen zien wat er gebeurt. Bij elke geautomatiseerde stap is terug te vinden wat er is uitgevoerd en wanneer. Bij AI-functies leggen we vast op welke gegevens een antwoord is gebaseerd.
Geen afhankelijkheid van één persoon bij ons
We documenteren wat we bouwen en zorgen dat meerdere mensen bij ons je omgeving kennen. Je bent klant van Z.kracht, niet van één medewerker.
Waar de mens aan het stuur blijft
Automatiseren betekent niet dat het systeem alles beslist. We bouwen bewust momenten in waar een mens kijkt voordat er iets onomkeerbaars gebeurt.
Controlemomenten waar het ertoe doet
Bij stappen met financiële of juridische gevolgen bouwen we een akkoordmoment in. Het systeem bereidt voor, een mens geeft akkoord. Denk aan een offerte die de deur uit gaat of een factuur boven een bedrag dat je zelf bepaalt.
Beslissingen die we bewust bij mensen laten
Beoordelen of een klant kredietwaardig is, of iemand geschikt is voor een functie, of een klacht gegrond is: dat laten we niet door een systeem afdoen. AI mag voorbereiden en samenvatten, de afweging blijft bij een mens.
Zichtbaar wat er is gebeurd
Bij elk veld dat automatisch is gevuld, is te zien welke stap of welke AI-functie dat heeft gedaan en op welk moment. Handmatige aanpassingen worden niet zomaar overschreven.
AI Act en je gegevens
De Europese AI-verordening (AI Act) is sinds 2024 van kracht en wordt in stappen ingevoerd. Voor een normaal MKB-bedrijf dat AI gebruikt om eigen werk te ondersteunen, valt het in de praktijk mee. De zwaarste eisen gelden voor leveranciers van AI-modellen en voor toepassingen met een hoog risico, zoals systemen die over toelating tot werk of krediet beslissen.
Twee dingen gelden nu al. Ten eerste zijn een aantal toepassingen verboden, zoals het inschatten van emoties van medewerkers op de werkvloer. Ten tweede geldt de eis van AI-geletterdheid: de mensen die met AI werken moeten begrijpen wat het systeem doet en waar de grenzen liggen. Daar besteden we bij oplevering aandacht aan.
De verplichtingen voor toepassingen met een hoog risico zijn in 2026 opgeschoven naar december 2027, en voor AI in gereguleerde producten naar augustus 2028. Dat geeft ruimte, maar het is geen reden om niets vast te leggen. Wij noteren per toepassing wat het systeem doet, welke gegevens het gebruikt en wie erop toeziet.
Over je gegevens: die blijven van jou. We werken met zakelijke diensten waarin is uitgesloten dat je gegevens worden gebruikt om openbare modellen te trainen, en we verwerken binnen de Europese Unie waar dat kan. Per toepassing bepalen we welke gegevens de AI wel en niet ziet.
Dit is een uitleg in gewone taal en geen juridisch advies. De regelgeving is bovendien in beweging. Voor een bindend oordeel over jouw situatie verwijzen we je naar een jurist.
Vraag een gratis procesanalyse aan
We brengen je proces in kaart en laten zien waar tijd te winnen valt. Vrijblijvend.