Zoho Books naast Exact Online: wanneer dat slim is, en wanneer je er vanaf moet blijven

In veruit de meeste Nederlandse MKB-situaties blijft Exact Online het grootboek: daar zit de accountant, de btw-aangifte en de historie. Zoho Books mag dan alles doen wat voor het grootboek gebeurt: offerte, abonnement, factuurvoorstel. De koppeling is dan een overdracht, geen spiegel.

De vraag die eerst beantwoord moet worden

Twee boekhoudpakketten naast elkaar is alleen werkbaar als een van de twee de waarheid is. Zodra beide pakketten dezelfde factuur zelfstandig kunnen wijzigen, ben je aan het afstemmen in plaats van aan het boeken. Er zijn drie opstellingen die in de praktijk werken:

• Opstelling A: Exact is grootboek (btw-aangifte, jaarrekening), Zoho Books doet facturatievoorbereiding en abonnementen. Verreweg het vaakst, want de accountant werkt in Exact.
• Opstelling B: Books is het volledige grootboek en Exact bevat alleen nog historie. Alleen bij internationale entiteiten of een bewuste migratie weg van Exact.
• Opstelling C: gescheiden juridische entiteiten, elk hun eigen pakket, geen koppeling nodig.

Wat niet werkt: we boeken in allebei en synchroniseren heen en weer. Dat is opstelling D, en die bestaat niet. De rest van dit artikel gaat over opstelling A, omdat dat de situatie is waar bijna elk Nederlands MKB-bedrijf met Exact Online in zit.

Wat er over de koppeling gaat, en welke kant op

• Facturen: van Zoho Books naar Exact Online, eenrichting. Books maakt de verkoopfactuur, Exact boekt hem. Zodra de factuur in Exact staat, is Exact de baas. Een wijziging achteraf hoort in Exact, met een creditnota.
• Betalingen: van Exact Online naar Zoho Books, eenrichting. De bank komt binnen in Exact; de afletterstatus gaat terug naar Books zodat de factuur daar op betaald komt te staan. Boek nooit betalingen handmatig in Books als Exact de bankkoppeling heeft.
• Grootboek: Exact Online is eigenaar, Books volgt. De grootboekrekeningen worden in Exact onderhouden en periodiek naar Books overgehaald als keuzelijst.
• Btw-codes: Exact Online is eigenaar, met een expliciete vertaaltabel. Dit is de stroom die het vaakst stukgaat.

Btw is waar koppelingen sneuvelen

Btw klinkt als een percentage, maar in Exact Online is het een code: een nummer dat niet alleen het tarief bepaalt maar ook de rubriek in de aangifte. Elke koppeling heeft dus een vertaaltabel: dit btw-tarief in Zoho hoort bij deze btw-code in Exact. En elke vertaaltabel heeft gaten, omdat niemand alle gevallen vooraf bedenkt. De gevallen die in de praktijk ontbreken: btw verlegd binnen de EU, btw verlegd buiten de EU, buitenlandse tarieven, btw-vrijgesteld, en de verleggingsregeling bij onderaanneming in de bouw.

Bij een administratie die wij beheren ontbraken precies twee codes in de vertaaltabel. Het resultaat was niet een foutmelding maar een boeking zonder btw-code: technisch geslaagd, financieel onjuist, en pas zichtbaar bij de aangifte. De les: een btw-code die niet in de vertaaltabel staat moet de boeking stoppen, niet leeg doorlaten. Een geweigerde factuur kost tien minuten. Een aangifte corrigeren kost een dag en een gesprek met je accountant.

Relaties: een bron, en dat is niet Books

Een factuur zonder relatie bestaat niet, dus de relatiekoppeling is de basis onder alles. De praktische volgorde: de relatie ontstaat in Zoho CRM, gaat naar Exact Online (die een relatienummer en een interne unieke code teruggeeft), en Zoho Books gebruikt diezelfde relatie. Wat je niet wilt: dat een factuur in Books een nieuwe klant aanmaakt die in Exact al bestaat onder een net iets andere naam. Het gevolg is twee openstaande postenlijsten voor dezelfde klant, en een debiteurenbeheerder die twee keer belt. Praktische maatregel: laat de koppeling weigeren te factureren als de relatie geen Exact-koppeling heeft.

Wat je op de dag van livegang wilt hebben liggen

Een boekhoudkoppeling gaat live op een moment dat je zelf kiest, en dat moment is bij voorkeur de eerste van een maand of een kwartaal. Halverwege een aangifteperiode overstappen betekent dat een periode uit twee systemen moet worden samengesteld. Wat er op dat moment klaar moet zijn:

• Een volledige btw-vertaaltabel, per btw-situatie die je werkelijk hebt.
• Een grootboekschema dat in beide systemen hetzelfde heet.
• Een openstaande-postenlijst per datum van overgang, afgestemd tot op de cent.
• Een meldkanaal, zodat een geweigerde factuur bij een mens terechtkomt en niet in een logbestand.
• Een afspraak wie de fout oppakt. Meestal is dat niet de IT-partij maar de administratie.

Wanneer je Zoho Books beter niet inzet

Eerlijk is eerlijk: er zijn situaties waarin de koppeling meer kost dan hij oplevert. Factureer je minder dan ongeveer vijftig facturen per maand en allemaal handmatig, dan factureer je gewoon in Exact. Werkt je accountant uitsluitend in Exact en doet hij ook je facturatiecontrole, dan betekent een extra systeem een extra plek waar hij moet kijken. Zoho Books verdient zich terug bij terugkerende facturatie, bij facturatie die uit het CRM of een projectadministratie voortkomt, en bij een factuurstroom die te groot is om handmatig te doen maar te specifiek voor de standaardfacturatie van Exact.

Veelgestelde vragen

• Kan Zoho Books rechtstreeks koppelen met Exact Online? Niet met een standaardkoppeling. De verbinding loopt via de REST-API van Exact Online met een OAuth-autorisatie, en via de API van Zoho Books.
• Welke kant gaat een verkoopfactuur op? In de gangbare opstelling: van Zoho Books naar Exact Online, en daarna nooit meer terug. Exact Online blijft het grootboek en de bron voor de btw-aangifte.
• Wat gebeurt er met een creditnota? Die hoort in Exact Online, in dezelfde richting als de oorspronkelijke factuur. Een creditnota die alleen in Books bestaat, verdwijnt uit je aangifte.
• Hoe vaak synchroniseert een koppeling? Facturen meestal realtime bij definitief maken; betalingsstatus en grootboekgegevens meestal periodiek. De aangifte is nooit realtime, dus dagelijkse actualiteit is ruim voldoende.
• Kan ik terug als het niet bevalt? Ja, mits je de koppeling eenrichting hebt gehouden. Zodra beide systemen dezelfde gegevens wijzigen, is terugdraaien een migratie in plaats van een afsluiting.

Z.kracht koppelt Zoho Books aan Exact Online voor MKB-bedrijven waar het iets oplevert, en zegt het eerlijk wanneer dat niet zo is. We beginnen met de vraag wie het grootboek voert, leggen daarna de btw-vertaaltabel vast tot op de laatste uitzondering, en zorgen dat elke geweigerde boeking bij een mens landt in plaats van in een logbestand.