Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?

Op de vraag wat automatiseren kost, geven leveranciers vaak het antwoord "dat hangt ervan af". Dat klopt, maar het helpt je niet. In dit artikel leggen we de kostenstructuur uit, geven we een rekenvoorbeeld en benoemen we de posten die in offertes meestal ontbreken.

We noemen bewust ordegroottes en geen keiharde bedragen. Elk bedrijf is anders en een prijs zonder kennis van jouw situatie is een slag in de lucht. Wat wel kan, is uitleggen waaruit de rekening is opgebouwd.

De kostenstructuur bestaat uit twee delen

Het eerste deel is de eenmalige bouwfase: het in kaart brengen van je proces, het inrichten en het koppelen van je systemen. Dit is de grootste post en die betaal je één keer. Bij ons ligt die prijs vast voordat we beginnen, vastgelegd in de blauwdruk.

Het tweede deel zijn de doorlopende kosten: licenties voor de software die je gebruikt, plus onderhoud en ondersteuning. Licenties reken je per gebruiker per maand. Onderhoud is nodig omdat systemen wijzigen: als je boekhoudpakket zijn koppeling aanpast, moet die van jou mee.

Een rekenvoorbeeld

Neem een handelsbedrijf met achttien medewerkers. De binnendienst verwerkt orders die per e-mail binnenkomen: overtypen in het ordersysteem, voorraad controleren, orderbevestiging sturen en later handmatig factureren. Dat kost per order ongeveer twaalf minuten en er komen zo’n zestig orders per week binnen.

• Zestig orders maal twaalf minuten is twaalf uur per week.
• Twaalf uur per week is bij 46 werkweken ongeveer 550 uur per jaar.
• Tegen een intern uurtarief van 45 euro is dat ruim 24.000 euro per jaar aan interne tijd.

Na automatisering blijft er per order ongeveer drie minuten over: controleren en akkoord geven. De besparing is dus circa negen minuten per order, oftewel ruim 400 uur per jaar. Daar komt bij dat de tikfouten verdwijnen, en dat scheelt creditfacturen en telefoontjes.

Ligt de eenmalige investering voor zo’n traject in de orde van grootte van een half jaarsalaris van een administratief medewerker, dan is de terugverdientijd in dit voorbeeld ongeveer een jaar. Bij een lager ordervolume loopt dat op naar twee jaar of meer, en dan wordt de afweging een andere.

De posten die mensen vergeten

De offerte van de leverancier is zelden het hele verhaal. Deze posten komen er in de praktijk bij en het is beter ze vooraf te kennen dan achteraf.

• Interne tijd. Je eigen mensen moeten meedenken, testen en meekijken. Reken op enkele dagdelen per betrokken medewerker, verspreid over het traject.
• Het opruimen van bestaande gegevens. Dubbele klanten, verouderde prijslijsten en velden die iedereen anders heeft ingevuld. Dit is vaak de grootste verrassing.
• Uitleg en gewenning. Mensen moeten anders gaan werken. Reken op een periode waarin het tijdelijk langzamer gaat voordat het sneller gaat.
• Licenties voor extra gebruikers die je nu nog niet meetelt, bijvoorbeeld collega’s die straks ook toegang nodig hebben.
• Doorontwikkeling. Je wilt na een halfjaar dingen aanpassen. Dat is normaal en hoort in je begroting te staan.

Drie ordegroottes

Trajecten vallen in de praktijk uiteen in drie categorieën. Een klein traject is één proces, één koppeling en een handvol workflows. Denk aan het automatisch aanmaken van facturen na levering. Dat is een kwestie van weken en de investering blijft beperkt tot enkele duizenden euro’s.

Een middelgroot traject raakt meerdere afdelingen en meerdere systemen, bijvoorbeeld de hele weg van offerte tot factuur inclusief een koppeling met de boekhouding. Reken op enkele maanden doorlooptijd en een investering die vergelijkbaar is met een halfjaarsalaris.

Een groot traject vervangt een manier van werken, bijvoorbeeld een compleet order- en productieproces met maatwerk. Dan praat je over een halfjaar of langer. Wij raden aan zo’n traject op te knippen, zodat je na twee maanden al iets werkends hebt in plaats van pas aan het eind.

Klein beginnen is bijna altijd verstandiger

Het is verleidelijk om alles in één keer aan te pakken, omdat het totaalplaatje dan klopt. In de praktijk zien wij dat kleine trajecten vaker slagen. Je leert hoe het werkt, je mensen wennen aan de nieuwe manier van werken en je kunt bijsturen voordat het geld op is.

Waarom uurtarieven een risico zijn

Een traject op nacalculatie klinkt eerlijk, maar legt het risico bij jou. Loopt het uit, dan betaal jij. Wij werken daarom met een vaste prijs voor de bouwfase, vastgelegd nadat we het proces in kaart hebben gebracht. Dat betekent ook dat wij het risico dragen als iets tegenvalt.

Dat kan alleen als de analyse zorgvuldig is gedaan. Een vaste prijs zonder analyse vooraf is geen zekerheid maar een gok, en die wordt vroeg of laat alsnog bij jou neergelegd in de vorm van meerwerk.

Wanneer het niet uit kan

Wees eerlijk over de ondergrens. Bij lage volumes verdient een traject zich simpelweg niet terug. Als een proces vijf keer per maand voorkomt en tien minuten kost, praat je over tien uur per jaar. Daar begin je niet aan.

Ook als je proces binnenkort verandert, kun je beter wachten. En als de winst vooral zit in het opruimen van je gegevens, doe dan eerst dat. Dat kost minder en levert vaak direct rust op.

Hoe je zelf een inschatting maakt

Meet een week lang hoeveel tijd het proces kost. Tel de frequentie, vermenigvuldig met de tijd per keer en zet daar je interne uurtarief onder. Dat getal is je jaarlijkse besparing bij volledige automatisering. Ga er vervolgens vanuit dat je in de praktijk zeventig procent daarvan haalt, want er blijft altijd een controlestap.

Ligt de investering onder twee keer die jaarlijkse besparing, dan is het traject in de meeste gevallen verstandig. Zit je daarboven, kijk dan of je het kleiner kunt maken door bij één onderdeel te beginnen.