Omzetprognose in je dashboard: de kolom die het verschil maakt tussen rekenen en raden

Pas als die drie naast elkaar staan, gaat het gesprek over het verschil, en daar zit de sturing. Een kolom is een getal; drie kolommen zijn een verhaal.

Waarom een prognosekolom niet genoeg is

De meeste dashboards tonen een omzetgetal: wat er uit de administratie of het CRM rolt. Dat is de berekende omzet. Daar is niets mis mee, maar hij beantwoordt de vraag niet die aan de directietafel wordt gesteld: lopen we voor of achter? Voor of achter op wat? Op het getal dat je aan het begin van het jaar hebt afgesproken. Dat getal moet dus ook in het dashboard staan, bevroren en niet meebewegend. En omdat een jaar lang duurt, moet er daarnaast ruimte zijn voor het getal dat je collega’s halverwege het jaar realistischer vinden. De drie kolommen, in vaste volgorde:

• Berekend: de omzet of fee die het systeem afleidt uit contracten, deals of facturen. Het systeem vult hem, automatisch.
• Prognose per 1 januari: het jaarbedrag zoals dat bij de start van het jaar is vastgesteld. Een keer per jaar vastgezet, daarna bevroren.
• Bijgestelde prognose: de actuele verwachting volgens de accountverantwoordelijke, de collega die de klant kent.

De vierde kolom die vanzelf ontstaat is de interessantste: het verschil, bijgesteld min per 1 januari. Dat is waar het gesprek begint.

De valkuil: de prognose van vorig jaar is weg

Dit is de fout die bijna iedereen een keer maakt. De prognosekolom wordt elk jaar overschreven met de nieuwe getallen. Een jaar later kun je niet meer laten zien hoe goed je vorig jaar had voorspeld, en dus ook niet leren of je structureel te optimistisch bent. Een prognose zonder historie is geen prognose maar een wens. De oplossing is eenvoudig maar moet voor de eerste vulling bedacht zijn: leg de prognose vast per klant per jaar, niet per klant. Een regel per combinatie, met het jaartal erbij. Dan kun je elk jaar opnieuw vastleggen zonder iets kwijt te raken, en kun je jaar op jaar vergelijken zonder tweede dashboard.

Waar de bijgestelde prognose vandaan komt

Bijgestelde prognoses komen uit de hoofden van collega’s. Dat is geen systeembron, en je moet dus kiezen hoe je ze binnenhaalt. Drie manieren:

• Een invulveld in het CRM: een veld op de klant of het contract dat de accountmanager zelf bijwerkt. Past bij weinig klanten en continu bijstellen. Altijd actueel en een bron, maar wordt soms vergeten bij te werken.
• Een importtabel: een spreadsheet die een keer per periode wordt ingelezen. Past bij veel klanten en een ronde per kwartaal. Snel te vullen, maar het risico is dat het bestand de echte bron wordt.
• Een formulier dat wegschrijft naar een prognosetabel. Past bij meerdere invullers en vaste rondes. Dwingt volledigheid af en legt vast wie wat invulde, maar is een extra scherm om te beheren.

De meest gemaakte ontwerpfout is de tweede route verkeerd gebruiken. Zodra de spreadsheet leidend wordt en het dashboard alleen de laatste versie toont, is het dashboard een spiegel van een bestand dat niemand beheert. Wie voor een importtabel kiest, spreekt af: het bestand is een invoerkanaal, geen archief, en na import is het dashboard leidend.

Het verschil tussen prognose en pijplijn

Twee begrippen die in gesprekken door elkaar lopen en niet hetzelfde zijn. Pijplijn is wat er in verkoop zit: openstaande kansen met een kans-op-slagen en een verwachte sluitdatum. Die beweegt dagelijks. Prognose is wat je verwacht te factureren in een periode, inclusief bestaande contracten, verlengingen en aannames over klanten die nog niet in de pijplijn zitten. Een dashboard dat beide toont is nuttig. Een dashboard dat ze optelt, telt sommige omzet dubbel. Zet er altijd expliciet bij welk van de twee je laat zien, en of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Dat zijn de twee vragen die bij elke oplevering als eerste komen.

Wanneer een dashboard echt gaat sturen

• Er staat op wanneer het voor het laatst is ververst. Zichtbaar, niet in een tooltip. Een verouderd dashboard dat er actueel uitziet, is de duurste soort fout.
• Er staat op hoeveel klanten nog geen bijgestelde prognose hebben. Zonder dat getal weet niemand of de kolom vol is of half leeg, en een half gevulde kolom optellen geeft een te laag totaal dat er geloofwaardig uitziet.
• De cijfers zijn terug te rekenen tot de bron. Iemand moet van een totaal naar de onderliggende contracten kunnen klikken. Cijfers die je niet kunt narekenen, worden niet geloofd. Terecht.

Veelgestelde vragen

• Kan ik in Zoho Analytics een eigen prognosekolom toevoegen? Ja. Je voegt een kolom toe naast de bestaande berekende kolommen: als berekende formulekolom wanneer het getal is af te leiden, of als een aparte prognosetabel wanneer mensen het zelf invullen. Die tabel koppel je op klant en jaar aan je omzetgegevens.
• Hoe voorkom ik dat de prognose van vorig jaar verdwijnt? Leg de prognose vast per klant en per jaar, zodat elk jaar een eigen regel krijgt. Werk nooit dezelfde regel bij voor een nieuw jaar.
• Wie moet de prognose bijstellen? De collega die de klant kent, meestal de accountverantwoordelijke. Het dashboard hoort te laten zien hoeveel klanten nog geen bijgestelde prognose hebben, zodat de ronde afgemaakt wordt in plaats van half.
• Hoe vaak moet je bijstellen? Voor de meeste MKB-organisaties is een vaste ronde per kwartaal genoeg, plus een grondige ronde in december voor het nieuwe jaar. Vaker bijstellen levert zelden een ander besluit op.
• Kan het dashboard de prognose niet gewoon zelf berekenen? Deels. Lopende contracten met een bekende looptijd en een bekend tarief kun je uitrekenen. Wat een systeem niet weet, is welke klant gaat uitbreiden of vertrekken. Daarom blijft de bijgestelde kolom mensenwerk.
• Wat als het dashboardgetal afwijkt van de boekhouding? Zoek eerst uit welk getal je vergelijkt: berekende omzet, gefactureerde omzet en prognose zijn drie verschillende dingen. Zet daarom bij elk dashboard een kleine aansluitcontrole: een totaal dat rechtstreeks tegen de administratie te leggen is.

Z.kracht bouwt omzetprognose-dashboards in Zoho Analytics waarin de berekende omzet, de vastgezette jaarprognose en de bijgestelde verwachting van collega’s naast elkaar staan, met historie per jaar, zodat je volgend jaar kunt zien hoe goed je dit jaar voorspelde. Inclusief een aansluitcontrole, want een cijfer dat je niet kunt narekenen is geen stuurinformatie.