AI Agents die het papierwerk doen, terwijl de coach de regie houdt.
Hoe Stay at Work met Zoho CRM en AI Agents binnen het Z.kracht-platform de administratie rond re-integratietrajecten automatiseerde. RIV-proof en AVG-proof, met de coach stevig aan het stuur.
Over Stay at Work
Stay at Work is gespecialiseerd in re-integratie tweede spoor en outplacement. Het bureau begeleidt werknemers naar duurzaam passend werk wanneer terugkeer in de eigen functie niet meer mogelijk is. In opdracht van werkgevers, arbodiensten en andere re-integratieprofessionals verzorgt Stay at Work trajecten waarin persoonlijke begeleiding, heldere communicatie en een resultaatgerichte aanpak centraal staan. Daarbij ondersteunt het team opdrachtgevers bij een zorgvuldige uitvoering van re-integratie- en loopbaantrajecten binnen de geldende wet- en regelgeving.
De situatie
Re-integratie- en outplacementtrajecten vragen om persoonlijke begeleiding én een zorgvuldige administratie. Trajectplannen, voortgangsrapportages en eindrapportages moeten tijdig beschikbaar zijn voor opdrachtgevers en voldoen aan de wet- en regelgeving. Toen Stay at Work verder groeide, ontstond de behoefte aan een centrale werkomgeving en aan meer automatisering van terugkerend administratief werk.
Er was geen centraal kandidaatvolgsysteem; gegevens stonden verspreid over verschillende bestanden en applicaties.
Het opstellen van trajectplannen, voortgangsrapportages en eindrapportages vergde veel handmatig werk.
Kwaliteitscontroles op rapportages werden grotendeels handmatig uitgevoerd.
Er was behoefte aan verdere automatisering van administratieve processen rondom dossierbeheer en rapportages.
Medewerkers moesten regelmatig informatie uit verschillende bronnen samenbrengen om een volledig dossieroverzicht te krijgen.
Onze aanpak
We hebben Stay at Work in vijf stappen meegenomen naar een kandidaatvolgsysteem waarin AI Agents het herhaalbare administratieve werk overnemen, terwijl de coach de regie houdt over het traject.
In kaart brengen
We zijn begonnen met de hele kandidaatreis in beeld te brengen, vanaf aanmelding tot en met de WIA-aanvraagdatum. Per stap onderscheidden we wat menselijk werk is (gesprek, beoordeling, regie) en wat herhaalbaar administratief werk is (rapport opstellen, controleren, verzenden, archiveren). Dat onderscheid vormde de basis voor de rolverdeling tussen technologie en coach.
Architectuur
Het kandidaatvolgsysteem is gebouwd in Zoho CRM, met maatwerkmodules voor klanten, contactpersonen, kandidaten, trajecten en sollicitatielogboeken. Medewerkers hebben zowel op kantoor als op locatie toegang tot dezelfde actuele dossierinformatie. Bovenop deze basis draait het Z.kracht-platform met AI Agents die geselecteerde administratieve processen ondersteunen.
De AI Agents bouwen
Voor specifieke administratieve taken bouwden we agents die elk hun eigen rol hebben. Niet als experiment, maar als werkende collega’s die afgebakende taken overnemen terwijl de coach de regie houdt. Welke agents dat precies zijn, lees je hieronder.
Mens houdt de regie
De agents nemen werk over, maar geen beslissingen die de coach toebehoren. Bij elk veld in het kandidaatdossier is zichtbaar welke agent het heeft ingevuld en op welk moment. Handmatige aanpassingen door de coach worden niet overschreven en documenten worden veilig verstuurd. Daarmee blijft het systeem auditbaar en verklaarbaar, wat in deze branche essentieel is.
Doorontwikkelen
Het systeem groeit mee. De huidige fase voegt onder andere een ZZP-rolstructuur toe voor externe coaches en breidt de set agents verder uit. Nieuwe toevoegingen gaan pas live na een interne validatie op privacy- en informatiebeveiligingseisen, want vertrouwen is in re-integratie geen extra, het is de basis.
De AI Agents
Elke agent heeft een afgebakende rol binnen het kandidaatvolgsysteem. Samen nemen ze het herhaalbare administratieve werk uit handen, met de coach als eindverantwoordelijke.
Trajectplan-agent: stelt het trajectplan op zodra alle basisgegevens van een kandidaat in het systeem staan.
Inlees-agent: leest het arbeidsdeskundig rapport en de FML in en vult automatisch dossiervelden, van bedrijfsartsbevindingen en advies tot kansen, belemmeringen en een eerste zoekprofiel.
Rapportage-agent: stelt voortgangsrapportages tot en met eindrapportages op, op basis van het verloop van het traject.
RIV-proof agent: controleert of elke rapportage voldoet aan de UWV-eisen. Bij een afwijking gaat het document terug voor herziening.
AVG-proof agent: controleert of er geen onnodig privacygevoelige gegevens in het document staan, zoals diagnoses of BSN’s. Pas als beide controles groen licht geven, gaat het document de deur uit.
Gespreks-agent: verwerkt opnames van intakes en coachgesprekken tot een samenvatting, antwoorden op vragenlijsten en actiepunten.
Het resultaat
- Coaches besteden meer tijd aan kandidaten en minder aan administratie.
- Rapportages voldoen automatisch aan zowel de UWV-eisen (RIV-proof) als de privacy-eisen (AVG-proof), gecontroleerd voor verzending.
- Inkomende AD-rapporten en FML’s worden in seconden verwerkt tot ingevulde dossiervelden, in plaats van uren overtypen.
- Het kandidaatdossier is overal benaderbaar, op kantoor en onderweg, en altijd actueel.
- De mens houdt de regie, met volledige transparantie over wat een agent heeft gedaan.
- Stay at Work is de eerste klant waar het Z.kracht-platform AI Agents als integraal onderdeel meebrengt.
De oplossing in één beeld
- →Zoho CRM met maatwerkmodules voor klanten, kandidaten, trajecten en sollicitatielogboek.
- →Z.kracht-platform met een groeiende set AI Agents voor trajectplannen, rapportages, compliancecontrole en documentverwerking.
- →Mobiel werken via de Zoho CRM-app voor coaches onderweg.
- →Tijdlijn-transparantie per veld: zichtbaar welke agent of coach welke informatie heeft toegevoegd.
Aan het woord
Met de inrichting van Zoho CRM en de inzet van AI Agents hebben we een omgeving gecreëerd waarin informatie centraal beschikbaar is en administratieve werkzaamheden slimmer worden ondersteund. Hierdoor kunnen onze coaches efficiënter werken en meer aandacht besteden aan wat echt belangrijk is: de begeleiding van kandidaten. De samenwerking met Z.kracht kenmerkt zich door korte lijnen, meedenken en continu doorontwikkelen.
Voor wie is deze case relevant?
Organisaties in re-integratie, arbeidsdeskundig advies, outplacement en HR-dienstverlening waar veel tijd opgaat aan documenten, rapportages en compliance.
Kennisintensieve dienstverleners die AI niet in plaats van mensen willen inzetten, maar náást ze: als verlengstuk voor herhaalbaar werk, met de mens stevig aan het stuur.
Organisaties die compliance, zoals de UWV- en AVG-eisen, automatisch geborgd willen hebben in plaats van handmatig gecontroleerd.
Plan je werksessie
90 minuten samen kijken naar een van jouw werkprocessen. Je krijgt een blueprint mee.