Vijftien zelfstandige administraties, één werkend geheel.
Hoe SpartnerS, een coöperatie van zelfstandige adviseurs, losse administraties inruilde voor één Zoho-platform met geautomatiseerde facturatie en foutloze doorbelasting tussen adviseurs.
Over SpartnerS
SpartnerS is een Brabantse coöperatie van zelfstandige adviseurs, actief in de maakindustrie. Onder de SpartnerS-vlag werken meerdere ondernemers samen aan opdrachten bij gezamenlijke klanten. Het centrale kantoor verzorgt relatiebeheer, secretariaat en de financiële afhandeling van de gezamenlijke opdrachten.
De situatie
Iedere adviseur binnen SpartnerS is zelfstandig ondernemer, met eigen klanten en eigen facturen. Tegelijkertijd lopen er gezamenlijke opdrachten waarbij adviseurs onderling werk en kosten doorbelasten. Die combinatie van zelfstandigheid en samenwerking maakte het werken met de bestaande systemen onhoudbaar.
Voor elke adviseur een losse administratie in AFAS. Het beheer ervan kostte veel tijd en gaf weinig overzicht.
Facturatie gebeurde handmatig, waarmee het afhankelijk was van de aanwezigheid van de verantwoordelijke collega.
Geen centraal beeld van relaties, leads en omzet over alle adviseurs heen.
Veel handwerk om uren en eenmalige artikelen tot één factuur te bundelen.
Doorbelasting tussen adviseurs ging via Excel en e-mail, met de bijbehorende fouten en irritaties.
Geen procesafspraken rond relatiebeheer, waardoor klanten soms maanden buiten beeld bleven.
Onze aanpak
We hebben SpartnerS in vijf stappen meegenomen van losse administraties naar één samenhangend Zoho-platform.
In kaart brengen
Eerst hebben we het lead- en relatieproces samen met SpartnerS uitgetekend in stroomschema’s (BPMN). Daarnaast brachten we alle bestaande administraties, licenties en vervaldata in beeld, zodat de migratie zonder onderbreking kon plaatsvinden.
Architectuur
De keuze viel op één Zoho One-omgeving voor de hele organisatie, met daarbinnen per adviseur een eigen Zoho Books-administratie. Zoho CRM werd het centrale klantbeeld voor alle adviseurs samen. Zoho Creator kreeg de rol van orchestratielaag: de motor die alle koppelingen tussen de Zoho-applicaties bestuurt.
Bouwen
Het hart van de oplossing is een Creator-record “Gebruikersinformatie” dat als spil functioneert. Zodra een nieuwe adviseur wordt aangemaakt, configureren scripts automatisch zijn of haar koppelingen met CRM, Analytics en Books. Wat we daaromheen hebben gebouwd, lees je hieronder.
Migreren
Alle losse AFAS-administraties hebben we omgezet naar Zoho Books binnen één Zoho One-omgeving. Scripts haalden vervolgens alle klant- en product-ID’s opnieuw op, zodat de geautomatiseerde facturatie zonder onderbreking kon doordraaien.
Doorontwikkelen
Het platform groeit mee met SpartnerS. Nieuwe wensen, zoals een evenementenflow voor de SpartnerS-kenniskringen, voegen we toe in dezelfde lijn. Daardoor blijft de inrichting passen bij hoe SpartnerS werkt, ook als de organisatie zelf verandert.
Wat we gebouwd hebben
Automatische factuurgeneratie die uren uit Zoho Creator en eenmalige artikelen uit Zoho CRM samenbrengt tot één factuur per relatie.
Een eigen factuurnummerreeks per adviseur, in zijn of haar eigen Zoho Books-administratie.
Intercompany-doorbelasting: doet adviseur A werk voor een opdracht van adviseur B, dan ontstaat automatisch een interne credit- en debetregel.
BTW-logica op relatieniveau: per klant instelbaar of het hoge tarief of vrijgesteld geldt, wat de facturatie automatisch oppakt.
Relatiebeheer met automatische meldingen: na vier maanden zonder contact volgt een herinnering, en na nog eens twee maanden gaat de relatie automatisch op Inactief.
Dashboards in Zoho Analytics per adviseur, per groep en voor SpartnerS als geheel, met omzet, uren, pipeline en prognoses.
Het resultaat
- Meer dan vijftien zelfstandige administraties operationeel binnen één Zoho-omgeving.
- Volledig geautomatiseerde facturatie: wat eerder handmatig door één collega werd gedaan, gebeurt nu in enkele klikken per adviseur, die zelf bepaalt wanneer en hoe de facturen worden gemaakt.
- Foutloze intercompany-doorbelasting, ook als er meerdere adviseurs op één opdracht zitten.
- Centrale dashboards waarmee elke adviseur zijn eigen pipeline volgt en het team de organisatie als geheel kan sturen.
- Een doorlopende ontwikkelrelatie sinds eind 2021, waarin het platform meegroeit met SpartnerS.
De oplossing in één beeld
Een netwerk van Zoho-applicaties dat als één geheel werkt:
- →Zoho CRM: centraal klant- en relatieoverzicht, gedeeld door alle adviseurs.
- →Zoho Creator: registratie van uren en kosten per opdracht en per adviseur.
- →Zoho Creator als orchestratielaag: configureert nieuwe adviseurs, stuurt de facturatie aan en verwerkt de doorbelasting.
- →Zoho Books: per adviseur een eigen administratie met automatische BTW-logica.
- →Zoho Analytics: dashboards voor adviseurs, groepen en het management.
Aan het woord
Zoho gaf ons de flexibiliteit die we zochten, en Z.kracht heeft ervoor gezorgd dat we die mogelijkheden optimaal benutten. Dankzij de automatisering van onze processen en heldere dashboards zijn we minder afhankelijk van individuele collega's, hebben we altijd actueel inzicht en blijven onze processen eenvoudig doorlopen.
Voor wie is deze case relevant?
Organisaties waar zelfstandige partners onder één vlag samenwerken: adviescollectieven, coöperaties, interim-bureaus, franchise-achtige constructies en netwerkorganisaties.
Bedrijven waar iedere partner een eigen administratie nodig heeft, terwijl relatiebeheer, doorbelasting en sturing juist centraal horen te zijn.
Iedereen die van een verzameling losse tools naar één werkend geheel wil, zonder de zelfstandigheid van de deelnemers op te geven.
Plan je werksessie
90 minuten samen kijken naar een van jouw werkprocessen. Je krijgt een blueprint mee.