Verkoop, order en productie in één omgeving. Volledig gebouwd in Zoho One.
Hoe Maxado uit Eersel verkoop, orderverwerking, inkoop en facturatie samenbracht in één platform, met een gescheiden NL/DE-organisatie en samengestelde orders die automatisch bij de juiste leverancier landen.
Over Maxado
Maxado uit Eersel maakt al ruim twintig jaar professionele en duurzame koffers op maat: kunststof en aluminium koffers, voornamelijk voor de markt van technische producten. Maxado neemt de complete opdracht op zich, van ontwerp en bedrukking tot logistiek, en levert voornamelijk in Nederland én Duitsland. De combinatie van eigen productie, op-maat samenstellingen, externe leveranciers en de tweetalige markt vraagt om een verkoop- en orderorganisatie die strak loopt zonder rigide te worden.
De situatie
Maxado verkoopt geen producten van de plank. Vrijwel elke order is een samenstelling: een koffer, een bedrukking, een inlay, een verzendvariant, soms aluminium uit Duitsland, soms kunststof van een Nederlandse partner. Een gewonnen deal moet dus uiteenvallen in inkoopopdrachten bij meerdere leveranciers, met instructies in de juiste taal, en weer samenkomen tot één factuur naar de klant.
Verkoop, orderverwerking, inkoop en facturatie verspreid over verschillende systemen en spreadsheets.
Geen sluitende verbinding tussen het verkooptraject (deal) en de order (productie en levering).
Twee markten met een eigen taal, eigen sjablonen en eigen BTW-regime, terwijl alles handmatig moest worden gescheiden.
Afroeporders, een belangrijk verkoopmodel voor Maxado, hadden geen vaste plek in het systeem en werden in losse documenten bijgehouden.
Geen werkbaar overzicht voor verkopers, productie en directie tegelijk, met elk hun eigen blik op dezelfde order.
Onze aanpak
We hebben Maxado in vijf stappen meegenomen naar één samenhangende werkomgeving, volledig opgebouwd binnen Zoho One. Geen externe orchestratielaag, geen losse koppelingstools. Wat Zoho aan boord heeft, is hier optimaal benut.
Opstart en in kaart brengen
De samenwerking begon met een opstartsessie en een serie workshops om het verkoop-, order- en productieproces tot in detail in beeld te brengen. Welke orders, welke leveranciers, welke regio’s, welke taken en welke beslismomenten. Al snel werd duidelijk dat dit geen standaard inrichting zou worden, maar een platform op maat van Maxado, gebouwd uit Zoho-bouwstenen.
Architectuur
Het platform leunt op drie hoofdpilaren binnen Zoho One: Zoho CRM voor de verkoopkant, Zoho Inventory als hart van de order-, inkoop- en voorraadstroom, en Zoho Creator voor maatwerkonderdelen zoals prijslijstbeheer. De boekhouding blijft op Exact Online, met een directe koppeling zodat orders, facturen en boekingen automatisch heen en weer stromen.
Bouwen
In de bouwfase hebben we de werkelijkheid van Maxado laag voor laag in het systeem ondergebracht: van een eigen module voor afroeporders tot een NL/DE-splitsing, BTW-logica per land en één-knops-acties op orders. Wat we precies gebouwd hebben, lees je hieronder.
Koppelen aan bestaande systemen
Maxado werkt al jaren met Exact Online voor de boekhouding. Dat systeem is aan het Zoho-platform gekoppeld, zodat boekhouding en facturatie hun eigen ritme houden, maar de operationele werkelijkheid in Zoho leidend is.
Embedded doorontwikkelen
Wat de samenwerking onderscheidt is het ritme. Een tijd lang zat Z.kracht elke donderdagochtend intern bij Maxado in Eersel. Niet om in het groot te bouwen, maar om naast Maxado te staan, vragen op te lossen, processen te verfijnen en het systeem mee te laten groeien met hoe Maxado werkt. Een afspraak die in het systeem terechtkomt als “op donderdag de orderbevestiging naar de leverancier” is niet alleen een instelling, het is een week-ritme dat we samen hebben ingericht.
Wat we gebouwd hebben
Een eigen module Afroeporders, met signalen naar de verkoper zodra de einddatum nadert of de aantallen op zijn.
Een NL/DE-splitsing in CRM en orderstroom: rollen en regio’s bepalen wie welke orders ziet, sjablonen en talen volgen automatisch.
BTW-logica per land en per ordertype: 21% in Nederland, verlegd binnen de EU en specifieke tarieven voor binnenlandse leveringen.
Een verkoopproces dat van eerste lead tot getekende order in CRM blijft en bij een gewonnen deal naadloos doorrolt naar de orderstroom.
Eén-knops-acties op orders: pakketten aanmaken, verzendingen en facturen klaarzetten zonder telkens door schermen heen te klikken.
E-mailzichtbaarheid en autorisaties op rolniveau, zodat directiecommunicatie en gevoelige relaties niet zomaar voor iedereen zichtbaar zijn.
Het resultaat
- Eén werkomgeving voor verkoop, order, productie en directie, elk met hun eigen blik op dezelfde data.
- Geautomatiseerde verwerking van samengestelde artikelen, inclusief gesplitste inkooporders aan de juiste leveranciers in de juiste taal.
- Een NL/DE-organisatie waarin Duitse en Nederlandse verkoop naast elkaar bestaan zonder elkaar in het werk te zitten.
- Afroeporders die niet meer in losse documenten worden bijgehouden, maar als volwaardig verkoopmodel in het systeem staan.
- Een lange, embedded werkrelatie waarin het systeem ieder kwartaal beter aansluit op hoe Maxado werkelijk werkt.
De oplossing in één beeld
Het complete platform draait binnen Zoho One:
- →Zoho CRM: leads, deals, accounts en contactpersonen, met regio- en taallogica voor NL en DE.
- →Zoho Inventory: het hart van de order-, inkoop- en voorraadstroom.
- →Zoho Creator: maatwerk waar Zoho het standaard niet biedt, zoals prijslijstbeheer.
- →Zoho Analytics: inzicht in offerte- en orderprocessen.
- →Koppeling met Exact Online (boekhouding), zodat operationele en financiële stromen elkaar versterken in plaats van overlappen.
Voor wie is deze case relevant?
Productie- en handelsbedrijven die werken met op-maat orders, samengestelde artikelen en meerdere leveranciers, en die hun verkoop, orderverwerking en planning in één samenhangende omgeving willen brengen.
Organisaties die in meerdere landen of regio’s verkopen en behoefte hebben aan duidelijke scheidingen in talen, BTW-regimes en verkoopgebieden.
MKB-ondernemers die willen zien dat Zoho One veel meer kan dan een doos vol losse tools, mits je de inrichting serieus neemt en de tijd gunt om mee te groeien met de organisatie.
Plan je werksessie
90 minuten samen kijken naar een van jouw werkprocessen. Je krijgt een blueprint mee.